Este tutorial mostrará como configurar um sistema de agendamento de consultas online para o seu negócio de beleza e bem-estar, como salão de beleza ou cabeleireiro. Este tutorial usa um tipo de agendamento destinado a combinar serviços e recursos que podem ser usados para marcar um compromisso por vários clientes ao mesmo tempo para vários serviços que você oferece de acordo com sua programação. Se você precisar criar uma programação para sua barbearia ou salão de manicure, ou se for maquiador ou massoterapeuta, será fácil adaptar essas diretrizes para atender às suas necessidades específicas.
Este é um exemplo de planejamento de serviço conectado a vários planejamentos de recursos. Neste tutorial, o agendamento de serviço verifica a disponibilidade dos membros da equipe a partir de um agendamento de recursos separado (ou várias agendas de recursos, dependendo da necessidade do seu negócio).
Se você precisar de eventos em grupo ou aulas como sessões de treinamento para seu salão, o Tutorial de “Programação de capacidade” seria ser uma opção mais adequada. Um “Horário de capacidade” destina-se a reservas de grupos ou aulas. Se você está planejando agendar o horário de apenas uma pessoa, ainda poderá usar o agendamento de serviço como independente ou você pode dar uma olhada no Tutorial “Programação de recursos” que pode ser um pouco mais fácil.
Observe que existem algumas diferenças entre os diferentes tipos de agendamento e alguns de nossos clientes preferem a aparência do agendamento de serviço. Embora a agenda de recursos permita compromissos repetidos e durações arbitrárias de compromissos, a agenda de serviços permite que os serviços levem em consideração a disponibilidade de vários recursos.
Reservando um serviço
Se você oferece vários serviços, seus clientes poderão escolher em uma lista de opções de tratamento. Use as etapas a seguir para aprender como criar um agendamento de compromissos para vários serviços que exigem a disponibilidade de diferentes membros da equipe. Referimo-nos aos membros da equipe como “recursos”.
Este tutorial demonstra as seguintes personalizações:
- Usar a programação para oferecer reservas on-line para diversos serviços
- Conectando a programação de serviço a diferentes programações de recursos
- Cobrança de pagamento com cada serviço reservado
- Envio de confirmações por e-mail, lembretes automáticos e mensagens de acompanhamento
Você pode ver o resultado final na página Beauty Salon booking demo. É possível modificar essa página para que apareça como parte do seu site, mas você também pode integrar uma programação SuperSaaS como um chamado “widget”. Um widget pode aparecer como um pequeno quadro em seu site ou como um pequeno botão, como este:
Configurando a programação em 5 etapas fáceis
A maneira mais fácil de configurar um agendamento de compromissos é usando um ciclo de criação e teste: Após a configuração inicial você experimenta, faz alterações e repete, até que funcione da maneira desejada.
Passo Configurando horários para sua equipe e clientes
Como primeiro passo, criaremos um cronograma de recursos separado contendo a disponibilidade de todos os membros da sua equipe. Se cada membro da equipe tiver uma disponibilidade diferente, pode ser mais conveniente criar um cronograma de recursos separado para cada um.
Um agenda de recursos (que permite que as pessoas reservem um horário individual com um recurso específico, ou seja, o membro da equipe) é o tipo de agendamento a ser usado para agendar o horário de cada membro da equipe para garantir que eles não possam ter dois compromissos sobrepostos. Neste tutorial, criaremos um cronograma de recursos individual para cada membro da equipe e posteriormente os conectaremos em uma única programação de serviços para que seus clientes reservem vários serviços oferecidos pelo seu salão.
Selecione o tipo de agendamento
Clique em Novo agendamento no menu à direita do seu Painel para começar a configurar seu sistema de reservas online. Você será direcionado para o Assistente de Novo Agendamento onde você pode determinar as configurações padrão para sua programação de reservas online.
Primeiro você precisará escolher se deseja criar uma programação de Recurso, Capacidade ou Serviço.
Selecione o tipo de agenda Agenda de Recurso, que permite que as pessoas agendem atendimentos individuais com uma pessoa, objeto ou espaço específico. É a opção ideal para membros da equipe, pois queremos garantir que eles não tenham dois agendamentos sobrepostos.
Como os usuários podem acessar a agenda?
Geralmente, você enviará seus usuários para agendarem atendimentos na agenda de serviços que criaremos depois, e bloqueará o acesso a esta, então a escolha aqui não é tão relevante. Selecione a opção Fazer login para fazer alterações: Qualquer pessoa pode ver a agenda, mas deve fazer login para agendar.
Selecione um ou mais recursos
Um membro da equipe é o único recurso que pode ser agendado, então a primeira opção, Um: Um único recurso, pessoa, objeto ou local é a melhor para esse tipo de agenda. Essa opção é ideal quando você deseja criar agendas separadas para cada membro da equipe e definir disponibilidade individual. Se você tiver mais de uma pessoa ou item que pode ser reservado, e todos tiverem a mesma disponibilidade, você pode listá-los na segunda opção para múltiplos recursos. Neste tutorial, criaremos agendas separadas para cada membro da equipe para que eles possam definir sua própria disponibilidade e configurar seus feriados.
Forneça um nome para sua agenda
O nome do membro da equipe seria a escolha mais óbvia aqui. Digite o nome do membro da equipe, por exemplo, “Agenda Kayla” e clique em Avançar.
Defina sua disponibilidade
As configurações aqui definem restrições básicas de tempo. Você pode alterar o horário de funcionamento para dias específicos (ou recursos). Quando os agendamentos começam e terminam em horários pré-definidos, o sistema pode criar uma interface mais clara ao gerar blocos de horários (ou chips) nos quais os clientes podem clicar para agendar. A demonstração da agenda de salão mostra esse tipo de configuração.
Você pode configurar os agendamentos com duração padrão de 30 minutos e restringir os horários de início para cada meia hora inserindo *:00, *:30 na opção de horário específico. Isso fará com que o sistema crie um bloco a cada 30 minutos. Se você oferecer serviços com durações variadas, é melhor permitir que o usuário clique em qualquer horário na agenda para selecionar o tempo desejado.
Clicar em Concluir cria a agenda e a torna acessível online. Agora você tem uma agenda funcional para o membro da equipe “Kayla”. Você pode criar agendas semelhantes para outros membros da equipe, como “Mary” e “John”. Clique no ícone do assistente Nova Agenda e então selecione a opção “Duplicar Agenda: Criar uma cópia da Agenda Kayla”.
Depois que as agendas individuais de recursos para os membros da equipe “Kayla”, “John” e “Mary” estiverem criadas, siga para o próximo passo.
Crie a agenda de reservas online para seus clientes com todos os serviços
Agora, vamos criar uma Agenda de Serviços para seu salão, que poderá ser usada facilmente pelos clientes finais para reservar um serviço. Uma agenda de serviços pode usar agendas de recursos para organizar diferentes pessoas ou partes em uma única agenda, evitando conflitos. Todos os recursos podem estar em uma única agenda de recursos, ou você pode separá-los em agendas distintas. Se os recursos forem intercambiáveis — por exemplo, várias salas onde o serviço pode ser oferecido —, esses recursos podem ser incluídos na mesma agenda sem comprometer a funcionalidade.
Clique em Nova Agenda no menu do lado direito do seu painel. Selecione a opção Agenda de Serviços, que permite listar os serviços do salão e aplicar valores de duração padrão, caso necessário. Escolhemos nomear este salão como “Seu Salão de Beleza”.
Definir os serviços
Como já criamos as agendas individuais para cada membro da equipe, usamos o seletor suspenso ao lado de cada serviço para definir quais recursos são necessários para que o serviço esteja disponível.
Insira “Corte Masculino” como o primeiro serviço e conecte-o à agenda de recurso “Agenda John”. Insira outros serviços como “Corte Feminino” e “Limpeza de Pele” e, como apenas “Kayla” oferece “Corte Feminino” e “Mary” oferece “Limpeza de Pele”, selecione os recursos “Agenda Kayla” e “Agenda Mary” para os serviços correspondentes. Adicione a duração padrão de 30 minutos para os cortes e 60 minutos para a limpeza de pele.
Se você atribuir duas pessoas a um serviço, isso significa que ambas serão necessárias ao mesmo tempo para realizar o serviço. Se quiser indicar que qualquer uma pode realizar o serviço, isso também é possível. Essa configuração está disponível na tela de configuração após o assistente de configuração ser concluído. Observação: se você definir apenas um serviço, a interface será adaptada para ocultar o seletor de serviços.
Defina a disponibilidade do seu salão
As configurações aqui oferecem restrições básicas. Você pode alterar os horários de funcionamento para dias específicos (ou recursos). Quando os agendamentos estão configurados para começar e terminar em horários predeterminados, o sistema pode criar uma interface clara gerando blocos de horários que os clientes podem clicar para agendar. A demonstração da agenda do salão de beleza mostra esse tipo de configuração.
Clique em Concluir para ativar essa agenda online. O Passo 2 ajudará você a testar sua agenda para garantir que ela está funcionando conforme o esperado.
Passo Testando a agenda para verificar se está funcionando como esperado
Usuários comuns verão a mesma agenda, mas com menos opções. Você também pode encontrar Usar acessando seu Painel.
Fazendo uma reserva
Se você criou mais de um serviço (como fizemos no nosso tutorial), eles aparecerão em uma coluna no lado esquerdo do seu Painel. Para reservar um serviço, clique em um dos horários disponíveis e uma janela de Nova reserva será exibida. Se essa janela estiver em um local inconveniente, você pode simplesmente arrastá-la para outro local da tela.
Para definir a data do agendamento, você pode usar o calendário pop-up ou inserir manualmente uma data. Por padrão, o sistema solicita apenas nome e número de telefone, mas você pode adicionar campos adicionais para coletar mais informações sobre a reserva.
Quando você clicar em Criar reserva, a agenda será atualizada para mostrar sua reserva e ajustar a disponibilidade de acordo. Se desejar editar um agendamento, clique nele novamente para fazer alterações. Certifique-se de clicar em Atualizar reserva antes de fechar, caso contrário, você perderá as alterações feitas.
Agendamentos vinculados a recursos (membros da equipe) também aparecerão nas agendas de recursos, mas note que eles não podem ser editados diretamente lá. Ao clicar em um agendamento nesses calendários, será exibido um pop-up com um link para a agenda onde ele pode ser editado. Se o mesmo agendamento aparecer em várias agendas vinculadas, ele conta como um único agendamento no uso da sua assinatura.
Passo Ajustando a configuração
Clique em Configurar para acessar a seção Visão Geral, onde verá um resumo das diferentes opções que podem ser ajustadas. Aqui, você pode bloquear temporariamente a agenda enquanto faz alterações ou excluí-la completamente.
Configurando os serviços
A aba Serviços lista os serviços disponíveis e como eles se relacionam aos recursos. Quando você clica em Novo Serviço, ou no ícone de edição de um serviço existente, uma janela será exibida onde é possível alterar os detalhes. Você pode clicar e arrastar as linhas para mudar a ordem dos serviços na lista. Também é possível alterar a cor de um serviço clicando na caixa colorida no canto superior direito da janela.
No campo na parte inferior da janela de edição, você pode inserir uma descrição do serviço que será exibida quando o serviço for selecionado. Ela pode conter formatação e imagens, mas observe que você só pode vincular imagens que estejam disponíveis online. Também é possível especificar a duração padrão de cada atendimento.
Definir Recursos para cada serviço
Quando sua conta contém agendas de recursos, a janela de edição do serviço também terá uma seção marcada como Recursos, onde você pode indicar quais recursos dessas agendas precisam estar disponíveis para realizar um agendamento. Por exemplo, você pode especificar que o serviço “Corte Masculino” requer tanto um membro específico da equipe, como “John”, quanto um equipamento específico, como um “Secador de Cabelo”. Ou, se mais de um membro da equipe puder realizar o serviço, você pode clicar no botão “ou” e listar cada um deles.
Para adicionar novos recursos, vá até seu Painel, clique em Nova Agenda, e selecione a agenda do tipo Recurso. Você também pode adicionar recursos adicionais a uma agenda de recurso existente através da aba Recursos.
Você pode personalizar ainda mais se deseja que os clientes selecionem um serviço a partir de uma lista ou se o primeiro serviço da agenda será pré-selecionado automaticamente.
No caso de recursos, quando você quiser que os usuários escolham o recurso de sua preferência para um serviço específico, o sistema pode mostrar uma lista de seleção, escolher aleatoriamente ou selecionar o primeiro recurso disponível no momento de uma nova reserva.
Configurar os parâmetros individuais dos recursos
Neste tutorial, as agendas individuais de recursos representam cada membro da equipe. Cada agenda contém as configurações que definem o membro da equipe a ser agendado no salão. Você pode adicionar/excluir/modificar a disponibilidade de cada membro em sua agenda individual. Observe que, ao excluir um recurso, todas as reservas associadas a ele também serão excluídas.
Você pode encontrar mais informações sobre a ampla gama de configurações em Acesso, Processo e Layout nas páginas de documentação de suporte.
Definir restrições de horário
No campo Restringir horários de início, você pode listar os horários que seus clientes podem escolher como horário de início. Quando os horários de início e a duração dos atendimentos são fixos, o sistema pode exibir uma interface com ‘blocos’ clicáveis para que o cliente escolha um horário. Nesse caso, a duração padrão definirá o tamanho do bloco.
Observe que, se você não definir restrições de horário de início, um agendamento poderá começar em qualquer horário, o que pode deixar sua agenda com lacunas estranhas. Defina um arredondamento adequado para evitar que clientes agendem horários irregulares como das 14h07 às 14h23. Se você definir tanto restrições de horário quanto tempos de arredondamento, apenas o horário de término será arredondado. Outra alternativa para evitar horários aleatórios é configurar o sistema para arredondar automaticamente para múltiplos de 5 ou 10 minutos.
Se, como administrador ou superusuário, você quiser a opção de definir uma duração diferente para um serviço, você pode marcar a opção Permitir que superusuários e o administrador ignorem todas as restrições de horário na aba Supervisão > Horário de Funcionamento. Essa configuração permite inserir um horário de término personalizado na agenda em vez de criar um serviço separado para isso.
Defina sua reserva
Em Termo usado para descrever uma entrada, você pode personalizar o termo que deseja usar no lugar de “reserva”. Neste exemplo, “sessão de beleza” ou “agendamento no salão” podem ser mais apropriados. Esse termo será usado em todas as janelas de diálogo, textos de ajuda e confirmações por e-mail.
Você pode selecionar um termo da lista ou usar um termo personalizado que descreva melhor seu serviço. Insira a forma no singular e o sistema automaticamente a converterá para o plural quando apropriado. Você também pode alterar o termo usado para “usuário”, por exemplo, mudando para “cliente”, nas “Configurações de Layout”. Essa alteração será aplicada em todas as agendas da sua conta.
Definindo preços para seus serviços
Especifique quanto será cobrado por uma reserva. Se o pagamento será necessário pode ser configurado na aba Processo. O método de pagamento pode ser definido através do Painel em Configuração de pagamento.
Você pode escolher um preço fixo ou basear o preço na duração do atendimento, no dia da semana ou em vários outros fatores. Se você permitir reservas recorrentes, o valor especificado será automaticamente multiplicado pelo número de reservas feitas pelo cliente. O SuperSaaS oferece uma ampla variedade de opções de pagamento, desde a exibição de preços de serviços e recursos até a gestão de pagamentos online ou uso do sistema de créditos. Você também pode configurar o sistema para oferecer diversos tipos de descontos e promoções para seus clientes.
Configurando lembretes e notificações automáticas por SMS/e-mail
O sistema pode enviar lembretes automáticos por e-mail ou mensagem de texto aos seus clientes em um horário específico antes do início do atendimento. Além dos lembretes, você também pode configurar mensagens de acompanhamento automáticas para obter feedback dos clientes. É possível ativar o envio de lembretes por e-mail através da aba Processo na seção Configuração da sua agenda. Todas essas mensagens podem ser personalizadas na aba Layout da sua agenda. Além dos lembretes, você também pode personalizar as mensagens exibidas na tela de login, no espaço acima da sua agenda e na tela de finalização da reserva. Você pode ler mais sobre como personalizar lembretes por e-mail/SMS e como personalizar mensagens exibidas na nossa documentação de suporte.
Mais informações estão disponíveis em como adicionar pagamento à sua agenda.