Neste tutorial, configuramos um sistema de agendamento online para eventos em grupo, como aulas de fitness. Com algumas pequenas modificações, você pode usar uma configuração semelhante para diversos propósitos. Se você precisa agendar excursões em grupo ou uma sessão de treinamento corporativo, por exemplo, este tutorial será igualmente aplicável.
Chamamos esse tipo de sistema de agendamento de uma agenda do tipo “capacidade”, que é usada para reservas feitas por várias pessoas ao mesmo tempo. No entanto, se você precisa de um sistema de agendamento online para uma única aula ou evento, o tutorial de eventos pode atender melhor às suas necessidades. Por outro lado, se deseja aceitar apenas uma reserva por horário, então o tutorial de agenda de recursos provavelmente será mais útil.
Inscrevendo-se em um evento em grupo
Uma característica distintiva desse tipo de agenda é que o administrador pode definir e adicionar horários disponíveis com uma capacidade predeterminada. Os usuários só podem fazer reservas para horários definidos previamente e não podem reservar aleatoriamente fora desses horários.
Este sistema de agendamento online é adequado se:
- você tem mais de um evento
- você precisa que as pessoas escolham uma data de evento a partir de um calendário
- seu evento possui vários componentes que podem ser selecionados separadamente
Este tutorial demonstra as seguintes personalizações:
- usar a agenda para planejar eventos em grupo
- adicionar um campo de localização
- cobrar pagamento por cada participação
Você pode visualizar o resultado final na demonstração do academia de ginástica. É possível modificar essa página para que ela pareça parte do seu site, mas você também pode integrar uma agenda do SuperSaaS como um “widget”. Um widget pode aparecer como um pequeno quadro no seu site, ou como um pequeno botão, como este:
Configurando um sistema de agendamento online em 5 passos simples
A maneira mais fácil de configurar uma agenda é usando um ciclo de criação e teste: Após a configuração inicial, você a testa, faz alterações e repete até que funcione da forma desejada.
Passo Configurando uma agenda básica usando o “Assistente de Nova Agenda”
Passo Adicionando uma aula à agenda
Para usar seu sistema de agendamento online como administrador, clique no botão Usar. Observe que este botão só é visível quando você está logado como administrador.
Usuários regulares verão a mesma agenda de compromissos, mas com menos opções. Você também pode encontrar o botão Usar na sua página do Painel. Você pode acessar seu Painel através do menu no canto superior direito da sua tela. Além disso, você pode adicionar a página aos favoritos do navegador para uso diário.
Quando você acessa seu sistema de agendamento online pela primeira vez, ele estará vazio. Muito do que você vê aqui pode ser configurado ao ajustar as visualizações e suas proporções. Por exemplo, você pode escolher mostrar um dia, uma semana ou um mês por vez.
Criar um horário para uma aula
Na agenda, clique no horário em que deseja criar uma aula. Um pop-up de Novo Horário será exibido. Se essa janela estiver em um local inconveniente, você pode simplesmente arrastá-la para outro lugar mais adequado na tela.
Insira a data e um título para a aula, como “Pilates iniciante”. No campo “Descrição”, você pode adicionar imagens e explicar do que se trata a aula. As imagens devem estar disponíveis online para serem vinculadas aqui (ou seja, o endereço da imagem deve começar com “https”). Como alternativa, você pode usar o espaço acima da agenda para fornecer uma descrição mais elaborada. Há várias opções de formatação em Configure > Layout para isso, incluindo mudar cores e adicionar imagens.
Clicar no horário que você criou mostrará uma aula vazia sem nenhuma inscrição. O link Nova reserva é útil se você pretende adicionar participantes à sua aula manualmente, por exemplo, se aceitar agendamentos por telefone. Note que as pessoas que usam sua agenda verão menos opções do que você vê como administrador. Por exemplo, elas não poderão criar uma nova aula.
Fazer uma reserva
Clique em Nova reserva para criar uma reserva para um cliente. Por padrão, o sistema solicita apenas um nome, mas você pode configurar detalhes adicionais em Configure > Processo. Salve a reserva clicando em Criar reserva.
A aula agora mostra “1/3”, o que significa que uma vaga está ocupada dentre três vagas disponíveis.
Um ícone de marca verde indica que esse horário contém uma reserva que criamos. Isso é conveniente para seus clientes, pois permite que eles vejam rapidamente em quais aulas estão inscritos.
Editar a aula
Você pode fazer alterações em uma aula clicando em Editar Horário. Se você alterar detalhes de uma aula, como o horário de início, todas as reservas para essa aula serão movidas para o novo horário.
Passo Ajustando a configuração
Tela de Configuração
Clique em Configurar para acessar a seção Visão Geral, onde você encontrará um resumo das opções que podem ser ajustadas. Você também pode bloquear seu sistema de agendamento online ou excluí-lo completamente nesta página.
Definir parâmetros do recurso
A seção Recursos contém as configurações que definem os parâmetros gerais do seu sistema de agendamento online. A primeira opção trata de nomear adequadamente o recurso, que neste caso é “Clube de Fitness”.
Os termos que você selecionar para substituir os nomes padrão “horário” e “reserva” serão usados em todo o sistema – incluindo mensagens de erro, confirmações por e-mail e páginas de ajuda.
Definir a capacidade
Quando você cria uma nova aula, o sistema irá propor o valor padrão definido na primeira etapa, mas você pode ajustá-lo para cada aula. Inserir um hífen irá desativar completamente a verificação de limite; inserir zero não permitirá que ninguém se inscreva.
O segundo campo determina quantas vagas uma pessoa pode reservar de uma vez para uma aula. Definir esse valor como algo diferente de 1 mudará a interface do usuário para incluir um campo de quantidade ao fazer um agendamento.
Para uma aula de ginástica, pode ser adequado deixar esse valor como 1, mas se você estivesse vendendo ingressos para uma peça de teatro, por exemplo, permitiria que as pessoas comprassem vários ingressos de uma só vez.
Em seguida, você pode especificar quantas reservas alguém pode fazer no total para todas as aulas. Você também pode especificar se esse total deve incluir reservas passadas. Quando o máximo for atingido, seu cliente só poderá alterar ou excluir reservas existentes. Você pode especificar um limite separado para o número de compromissos que podem ocorrer no mesmo dia, semana ou mês.
Existem duas caixas de seleção que determinam se os participantes podem fazer múltiplas reservas para o mesmo horário, e se as informações de capacidade são visíveis para outras pessoas além de você. Observe que o sistema só pode determinar se alguém é “a mesma pessoa” por meio do nome de login. Portanto, se você permitir que as pessoas criem seu próprio nome de login (ou permitir reservas anônimas), o sistema não poderá impedir que alguém faça uma segunda reserva criando um segundo nome de login.
Configurar a lista de espera
Overbooking refere-se à lista de espera. Você pode determinar se deseja ou não poder ultrapassar o limite de capacidade, ou se prefere colocar os participantes na lista até que uma reserva seja cancelada. Uma lista separada é criada para cada aula e, se a caixa de colocação automática estiver marcada, a ordem em que as pessoas inserem seus nomes determina quem será oferecido a vaga em caso de cancelamento.
Se você permitir múltiplas reservas por pessoa e alguém solicitar mais vagas do que estão disponíveis, essa pessoa será movida para a lista de espera. No momento da reserva, um campo de quantidade aparecerá permitindo que os participantes insiram o número de vagas que desejam reservar.
Adicionar um campo de local
Você pode especificar onde suas aulas acontecem adicionando o endereço ao campo de localização. Para aulas online, esse campo pode ser usado para inserir um link de reunião. Se você publicar seu calendário, essas informações também serão transferidas para o campo de localização apropriado no calendário conectado.
Definir preço e horário
Você pode definir o preço do seu evento ou adicionar pagamento online. O valor inserido aqui é apenas um padrão que pode ser ajustado para cada aula individual, se necessário. Clicando em Configurar preços, você pode criar regras de precificação avançadas.
Observe que definir um preço não significa que você precisa realmente cobrar das pessoas através do site. Você pode optar por exibir um preço, mas organizar o pagamento de outra forma. Você pode encontrar mais informações sobre como usar regras de preços e métodos de pagamento em Pagamento.
Em Tempo, você pode definir um comprimento padrão para os horários e modificar a interface do usuário para a exibição de tempo. Arredondar todos os horários para dias inteiros pode ser uma boa ideia se você estiver usando seu sistema de agendamento online para eventos que duram vários dias.
Definir controle de acesso
O sistema também oferece configurações para quem pode se inscrever no seu oficina. Você pode, por exemplo, exigir que os participantes criem um login ou permitir que qualquer pessoa que veja o cronograma possa se inscrever em sua aula de ginástica. Saiba mais sobre as opções de acesso em Controlar o acesso ao seu agendamento.
Passo Testando o agendamento do ponto de vista do visitante
Lembre-se de que seu sistema de agendamento online parece diferente para você como administrador do que para os visitantes. Seus usuários não verão os botões “Supervisionar” e “Configurar”, e normalmente não poderão ver ou alterar os compromissos de outros usuários. Para ver o agendamento como um visitante comum, saia e volte ao cronograma como um usuário comum. Uma boa alternativa para alternar entre os modos de administrador e usuário é usar um segundo navegador. Você pode então usar um dos navegadores para fazer login como administrador e o outro para fazer login como usuário.
Passo Integrando o sistema de agendamento ao seu site
Existem algumas maneiras de compartilhar seu cronograma:
- Coloque um link ou botão em seu site que redirecione as pessoas para seu cronograma
- Coloque um widget em seu site que permita que as pessoas permaneçam no seu site enquanto fazem a reserva
- Adicione um botão “Reservar agora” ao seu e-mail e canais de mídia social
Você pode saber mais sobre isso na documentação de suporte que explica como Integrar um cronograma ao seu site.
Aparência
Se quiser alterar a aparência do cronograma, há várias opções de formatação incluindo alterar cores e adicionar imagens. Você pode usar o espaço acima do cronograma para fornecer uma descrição mais elaborada ou adicionar instruções.
Agora que você tem um cronograma de compromissos totalmente funcional, pode encontrar dicas úteis para ajudar em “trabalhar com seu cronograma no dia a dia”.