Crie uma agenda online para eventos em 5 passos fáceis

Selecione o tipo de agendamento apropriado

Clique em Novo Agendamento no menu à direita do seu Painel de Controle. Você será direcionado ao Assistente de Novo Agendamento.

Sua primeira escolha será se deseja configurar um agendamento do tipo Recurso, Capacidade ou Serviço. Para este tutorial, selecione o agendamento de Capacidade, pois mais de uma pessoa pode participar do oficina de cupcakes.

Determine quem pode fazer alterações no seu agendamento

Para fins deste tutorial, selecione a opção: “Não é necessário login” para que qualquer pessoa com acesso ao link possa fazer uma reserva sem precisar criar uma conta.

Nomeie seu agendamento

O título que você atribuir ao seu agendamento online, em combinação com o nome da sua conta, formará a URL que seus clientes verão em seus navegadores ao usar seu agendamento. Você pode sempre alterá-lo (assim como o nome da sua conta) mais tarde, mas note que, ao fazer isso, o endereço do agendamento mudará também. Escolha um nome curto, mas descritivo para o agendamento, por exemplo “oficina de Cupcakes” e clique em Próximo.

Determine a capacidade

Na próxima etapa, você pode definir quantas pessoas podem participar do seu evento. Selecionamos Várias vezes e escolhemos um número baixo para que você possa preenchê-lo facilmente com participantes a fim de testar a função de lista de espera. Você sempre poderá modificar isso mais tarde.

Selecione a opção para ter uma lista de espera. Você também pode selecionar Ilimitado se não quiser colocar um limite no número de pessoas que podem participar do seu evento. Defina o tempo padrão para 4 horas para o oficina.

Como há apenas um evento, em Calendário, selecione Este é apenas para um único evento; apenas apresente uma folha de inscrição. Clicar em Concluir cria o agendamento e o torna acessível online. Você agora tem um agendamento de evento funcional online. Prossiga para o Passo 2 para testá-lo e verificar se funciona como esperado.

Usuários regulares verão a mesma agenda de compromissos, mas com menos opções. Você também pode encontrar o botão Usar na sua página de Painel. Você pode acessar seu Painel através do menu no canto superior direito da tela. Além disso, você também pode adicionar a página aos favoritos do seu navegador para uso diário.

Crie um horário para seu oficina

Crie um horário que contenha as informações que os participantes precisam saber sobre o oficina de cupcakes. Quando você clica em Criar novo horário, uma janela pop-up aparece. Se essa janela estiver em um local inconveniente, você pode simplesmente arrastá-la para um lugar mais apropriado na tela.

Preencha a data e um nome descritivo para o evento, como “Cupcake Mania”. Você pode adicionar uma imagem ao campo “Descrição” inserindo um link para uma imagem disponível online (ou seja, começando com “https:”).

Você também pode usar esse campo para fornecer uma descrição mais elaborada da sua agenda online para eventos, como: “Aperfeiçoe suas habilidades de confeitaria e participe do nosso oficina! Qualquer pessoa que ama confeitos e fondant pode se inscrever”.

A seção Visão geral contém um resumo das opções que você pode alterar. Aqui você pode bloquear temporariamente a agenda ou excluí-la completamente.

O Assistente de Nova Agenda fez uma série de suposições ao configurar sua agenda online para eventos. Uma dessas suposições é que você não deseja exibir uma tela de calendário. Você pode querer reativar isso se tiver vários eventos disponíveis.

Alterar o layout

Em Layout, você pode configurar quais visualizações devem estar disponíveis para os participantes.

Selecione a opção Mostrar simplificado se for apenas um evento, que otimiza o layout para um único evento. Se você desmarcar, o layout da aba Disponível e do horário do evento mudará para acomodar vários eventos.

Na visualização padrão, você poderá editar o horário clicando nele e depois clicando em Editar horário. Você pode editar o horário no modo simplificado em Visão geral, acessível via Supervisionar. Para um evento único como um oficina de cupcakes, pode ser interessante simplificar ainda mais a agenda limitando as abas de visualização a Disponível e Agenda.

Nesta página, em Mensagem para exibir no topo da agenda, você pode criar mensagens personalizadas e incluir texto em HTML, imagens ou links para dar mais informações aos participantes sobre o oficina. Salve as alterações no final da página antes de seguir para a aba Acesso.

Determinar quem pode acessar a agenda

O sistema também oferece configurações padrão para quem pode se inscrever no seu oficina. Você pode, por exemplo, solicitar que os participantes criem um login ou permitir que qualquer pessoa que visualize a agenda possa se inscrever. Descubra mais sobre as opções de acesso em Controlar o acesso à sua agenda.

Definir os parâmetros do recurso

A aba Recursos contém as configurações que definem os parâmetros gerais da sua agenda online para eventos. A primeira opção lida com nomear o recurso de forma apropriada. Se você decidir dar um novo nome ao seu evento, pode alterá-lo aqui.

Os termos que você selecionar para substituir os padrões “horário” e “reserva” serão usados por toda a agenda online para eventos – incluindo mensagens de erro, confirmações por e-mail e páginas de ajuda. Neste caso, você pode inserir o termo personalizado “oficina”. Insira a forma singular e o sistema converterá para o plural onde for apropriado.

Você também pode alterar o termo usado para “usuário” para “participante”, por exemplo, mas essa configuração pode ser encontrada em Configurações de Layout (lembre-se de que os termos definidos aqui se aplicam a toda sua conta).

Você pode então definir a capacidade do oficina (ou seja, quantas pessoas podem participar do evento). Se quiser criar várias agendas online com capacidades diferentes, você pode inserir o número apropriado para eventos individuais ao criá-los. Inserir zero desativa completamente a verificação de limite.

O segundo campo determina quantas vagas uma pessoa pode reservar com uma única inscrição. Definir esse valor como diferente de um alterará a interface do usuário para incluir um campo de quantidade ao fazer uma reserva. Para este evento, você pode deixar esse valor como um, mas se estiver usando uma agenda online para vender ingressos para uma peça de teatro, por exemplo, faria sentido permitir que as pessoas comprassem múltiplos ingressos de uma só vez.

Decida se deseja permitir que os participantes façam uma segunda reserva para o mesmo evento. Observe que o sistema só pode identificar um usuário pelo seu nome de login. Portanto, se você permitir que as pessoas criem seu próprio nome de login (ou permitir reservas anônimas), o sistema não poderá impedir que alguém faça uma segunda reserva criando um novo nome de login.

Configure a lista de espera

Decida se deseja oferecer aos participantes a opção de colocar seu nome em uma lista de espera caso a agenda online do evento esteja totalmente reservada. As opções são: negar a reserva, permitir apenas que administradores ou superusuários ultrapassem o limite, ignorar completamente o limite ou criar uma entrada em uma lista de espera.

A lista de espera cria uma lista separada para cada evento e lembra a ordem em que as pessoas inseriram seus nomes. Se a caixa para colocação automática estiver marcada, o sistema agendará automaticamente a primeira pessoa da lista de espera caso alguém cancele.

No momento da reserva, aparecerá um campo de quantidade que permite aos participantes inserir o número de vagas que desejam reservar. Você pode alterar o nome do campo “quantidade” para um termo mais apropriado, como “número de assentos”, via Processo, onde você encontrará a seção Que informação o cliente deve fornecer com cada reserva. Aqui, você pode selecionar o segundo link Personalizar e inserir o nome do campo apropriado.

Se alguém solicitar mais lugares do que estão disponíveis, será movido para a lista de espera até que haja vagas suficientes. Se um participante cancelar sua reserva, a colocação automática ocorrerá somente se houver vagas suficientes para satisfazer a quantidade solicitada pela primeira pessoa na lista de espera.

Como administrador, você pode mover pessoas da lista de espera a qualquer momento, mesmo que isso signifique ultrapassar o limite estabelecido para o grupo.

Adicione um local

Especifique onde o evento ocorrerá adicionando o endereço no campo de localização. Se você tiver várias turmas, a interface criará espaço para essa informação adicional. Isso pode ser usado para indicar onde o evento acontece em caso de múltiplas turmas. Se você publicar seu calendário, essas informações também serão transferidas para o campo de localização apropriado no Outlook, Apple ou Calendários do Google.

Adicione um preço

Você pode definir o preço do seu evento ou adicionar pagamento online. Clicando em Configurar preços, é possível criar regras de preços avançadas, como uma taxa extra para o almoço antes do evento. Isso é discutido em detalhes na seção Adicionando pagamento à sua agenda.

Ajuste o horário

Em “Tempo”, você pode definir um tempo padrão para os horários e modificar a interface de exibição de tempo. Arredondar todos os horários para dias inteiros pode ser uma boa ideia se você estiver usando o SuperSaaS para eventos com duração de vários dias.

Cada agenda possui seu próprio URL, que pode ser visualizado via Configurar na aba Visão geral. Importante: a folha de inscrição parece um pouco diferente para você do que para seus usuários.

Seus usuários não verão os botões Supervisionar e Configurar, e geralmente não poderão visualizar ou alterar reservas de outros usuários. Para ver a agenda como um usuário comum, saia da conta de administrador pelo menu no canto superior direito e retorne à página da agenda. Você pode acelerar esse processo usando um segundo navegador ou uma aba anônima. A seção “Testando a agenda que você criou” explica isso em detalhes.

Existem algumas maneiras de compartilhar sua agenda:

1. Adicione um link ou botão em seu site que redirecione as pessoas para sua agenda
2. Adicione um widget em seu site que permita aos usuários permanecerem em seu site durante a reserva
3. Adicione um botão ‘Reservar agora’ ao seu e-mail e canais de mídia social

Saiba mais sobre isso na documentação que explica como integrar uma agenda ao seu site.

Se quiser alterar a aparência e o esquema de cores da sua agenda, você pode aprender mais sobre isso na seção sobre opções de formatação.