Gerenciando agendamentos e clientes

Use a seção Supervisão da sua agenda de compromissos para gerenciar sua programação diariamente. Aqui você pode rever suas reservas e, se for o caso, aprovar ou rejeitá-las. Você também pode obter insights sobre como os usuários interagem com sua agenda usando os relatórios de uso diário, semanal ou mensal. Vários relatórios de uso padrão estão disponíveis aqui, oferecendo-lhe uma visão sobre a forma como as pessoas interagem com seu calendário.

Você pode acessar todos os detalhes dos seus usuários ou agendar compromissos em nome deles através da seção Gerenciamento de Usuários. Se você selecionou um termo diferente para seus usuários, como “clientes”, essa seção será chamada de Gerenciamento de Clientes.

No seu painel de controle, você também encontrará as opções Importar e Exportar. Essas funcionalidades permitem importar e exportar dados de usuários em vários formatos para e a partir da sua agenda de compromissos.

Revisando suas reservas

Em Supervisionar > Visão geral, você pode rever todos os seus agendamentos futuros. Você pode acessar uma visão geral das reservas antigas e apagados através dos links Mostrar Histórico e Mostrar Lixo respectivamente. A visão geral pode ser classificada clicando nos cabeçalhos das colunas. Se a seu calendário tem vários recursos ou serviços, um menu dropdown está disponível para filtrar os compromissos de um determinado recurso ou serviço.

Usando a barra de pesquisa abaixo da descrição, você pode encontrar as reservas de uma determinada pessoa. Outra maneira de obter uma visão geral das nomeações de alguém (em vários horários) é em Gerenciamento de usuários.

As informações exibidas na visão geral são configuradas em Configurar > Layout. Aqui você pode selecionar qualquer um dos campos de detalhes de reserva obrigatórias e opcionais, incluindo campos personalizados, a serem mostrados como colunas nas telas de lista como esta visão geral.

À direita de cada entrada, você vai ver dois ou mais ícones. Clicando no ícone do calendário, , irá mostrar o agendamento/vaga na agenda, enquanto o ícone de edição, , Permite que você faça alterações no agendamento/vaga (veja abaixo). Em um calendário de capacidade, o ícone lupa, , permite que você de zoom nas reservas para uma vaga em particular.

Para agendamentos com o pagamento ou aprovação do sistema também é exibido uma coluna com símbolos como + ou C. Você pode passar o mouse sobre o símbolo para ver um pop-up com uma explicação sobre o símbolo, você também pode olhar na lista de todos os símbolos códigos de status.

Aprovando reservas manualmente

Se você trabalha com aprovação do administrador, verá um P na visão geral das reservas para reservas pendentes ou um + para reservas que já foram aprovadas; +© se foram pagas com créditos. Uma visão geral de todas as reservas pendentes pode ser encontrada clicando em ‘mostrar pendentes’ no menu de controle. Essa opção ficará visível quando a aprovação for necessária. Na visualização da agenda de compromissos, as reservas que ainda precisam ser aprovadas serão exibidas com uma tonalidade mais clara. O administrador também pode optar por receber um e-mail para cada solicitação de aprovação (consulte Configurando o processo de reserva).

Para aprovar uma reserva, clique no ícone de edição. No pop-up que aparece, logo abaixo os detalhes da reserva, você verá o status de aprovação em azul e um botão de Aprovar. No caso da reserva já ter sido aprovada, vai aparecer um botão de Reverter, que permite revogar a sua aprovação, se necessário.

Note que os superusuários também têm acesso a visão geral das reservas. Por padrão, os superusuários são capazes de aprovar reservas. Isto pode ser alterado, se necessário, em Configurar > Acesso, desmarcando Permitir que superusuários alterarem as reservas de outras pessoas (veja também Direitos de acesso de Super usuários)

Fazer agendamentos em nome de alguém

Se você receber uma reserva por telefone ou e-mail, talvez queira adicioná-la ao calendário manualmente. No entanto, como você está logado como administrador, a reserva será exibida como pertencente ao administrador. Para evitar isso, você pode ‘agir em nome’ de alguém.

Para fazer isso, vá até Gerenciamento de Usuários. Você só pode agir em nome de usuários registrados e precisará criar um novo usuário caso essa pessoa ainda não esteja cadastrada.

Em seguida, clique no ícone azul à direita dos detalhes do usuário. Isso o levará ao seu painel de controle, onde você poderá selecionar a agenda que deseja usar para a reserva. Na barra superior, ao lado do seu próprio nome de usuário, você verá o nome de usuário/endereço de e-mail da pessoa em cujo nome você está agindo. Se você fizer uma reserva agora, ela será listada com o nome do usuário seguido de uma barra e o nome do administrador ou superusuário que criou a reserva. Isso garante que a reserva seja registrada na agenda do usuário e que os e-mails automáticos de confirmação e lembrete sejam enviados a ele, caso tenham sido configurados.

Outra maneira de agir em nome de um usuário é navegando diretamente até a agenda. No canto superior direito, você verá o mesmo ícone que aparece na página Gerenciamento de Usuários, mas na cor preta. Quando você clicar nesse ícone, um campo de texto aparecerá com a descrição ‘Agir em nome de um usuário…’. Nesse campo, digite o nome do usuário para quem deseja agendar um compromisso. Após inserir o nome de usuário, clique no ícone verde de marca de seleção. O ícone preto então mudará para azul, e o nome do usuário aparecerá. Isso indica que você está agora agindo em nome desse usuário e pode fazer uma reserva.

Se o usuário para quem você deseja fazer uma reserva ainda não tiver uma conta, digite o nome no campo de texto e clique em ‘Adicionar Usuário’. Você será automaticamente redirecionado para Gerenciamento de Usuários para criar a conta. Após criar a conta, você estará imediatamente agindo em nome desse usuário.

Para parar de agir em nome de um usuário, clique no nome do usuário no menu no canto superior direito da página.

Enquanto estiver agindo em nome de um usuário, você mantém suas próprias permissões. Se houver informações restritas para usuários regulares, você ainda poderá visualizar todos esses dados sobre outros usuários ao agir como um cliente.

Se você não trabalhar com usuários registrados, você não pode agir em nome deles. No entanto, você pode enviar e-mails de confirmação para as pessoas para quem você está criando agendamentos. Pra isso, certifique-se de que Usar o e-mail como nome de login esteja desmarcado(Controle de Acesso ) e habilitar o campo email em Configurar > Processo. Isso permitirá que você digite um endereço de e-mail para cada reserva que você cria ao se logar como administrador. Se você tiver configurado emails de confirmação, uma confirmação será enviada para este email automáticamente.

Relatórios

Em Supervisionar > Relatórios você pode acessar vários relatórios padrões. Usando os vários seletores, você pode ter uma visão do comportamento de reserva em geral e/ou utilização por dia, semana ou mês durante um período de tempo específico. Os dados que são usados para gerar o gráfico/relatório pode ser baixado em formato XLS ou CSV clicando em .

Observe que, se tudo que você quer são os dados de reserva brutos para um período de tempo específico, você deve usar a opção de Baixar em Supervisionar > Baixar. Estes dados podem ser usados para gerar seus próprios relatórios personalizados no Excel, ou Google Docs.

Gerenciamento de Usuários

Em Gerenciamento de usuários você tem acesso a todos os detalhes de seus usuários. Quando você trabalha com o Sistema de crédito, você pode usar a opção de edição para manipular os créditos dos usuários. Da mesma maneira você pode mudar o nível de um usuário regular para superusuário ou bloqueá-lo de acessar o seu sistema de reservas completamente.

A funcionalidade Exportar pode ser encontrada no menu à direita do seu painel de controle. Você pode usá-la para baixar todos os detalhes de registro dos usuários nos formatos CSV, XLS, XML ou VCF/vCard. Se precisar fazer alterações em massa nos dados, você pode exportar a base de clientes para o formato CSV. Depois, aplique as alterações, salve o arquivo como um CSV separado por vírgulas e faça o upload desse arquivo para sua agenda de compromissos através da opção Importar. Observe que a opção Importar só pode processar arquivos no formato CSV (separados por vírgula).

Solução de problemas

Se, durante a importação de arquivos, você ver um erro como “CSV malformado: sequência de bytes inválida no UTF-8”, verifique o seguinte:

1. Por favor, certifique-se que você salvou o arquivo no formato CSV
2. Às vezes, letras com sinais como “é” podem provocar erros. Estas marcas podem ser removidos manualmente, mas é geralmente mais rápido copiar o arquivo para o Google Docs e salvá-lo de lá
3. Por favor, certifique-se de que o arquivo é separado por vírgulas. Versões mais antigas do Excel, as vezes, salvam o arquivo usando um formato separado por ponto e vírgula. A correção do Google Docs mencionada acima poderia também resolver este problema