Configurando o processo de agendamento

Os usuários devem poder fazer reservas recorrentes ou não? As reservas exigem pagamento ou aprovação? Novas reservas devem ser confirmadas? Para quem? E quanto aos lembretes e e-mails de acompanhamento? O sistema SuperSaaS oferece controle detalhado sobre cada um desses aspectos do processo de agendamento, permitindo que você:

Esta página trata do fluxo do processo de agendamento: reservas recorrentes, aprovação, pagamento, notificações e o que acontece quando um agendamento é concluído. Se você quiser controlar limites, como horários de início, capacidade, listas de espera ou janelas de reserva, continue em Definindo restrições de agendamento.

Ativar reservas recorrentes
Definir se uma reserva exige pagamento e/ou aprovação
Conectar um serviço de videoconferência para atendimentos online
Configurar confirmações e lembretes por e-mail e/ou SMS
Definir o processo após a conclusão de uma reserva

Reservas recorrentes

Por padrão, os usuários só podem criar uma reserva por vez. No entanto, tanto agendas de Recurso quanto de Capacidade podem ser configuradas para permitir reservas recorrentes, para que os usuários não precisem criar cada reserva separadamente.

Se o objetivo principal for limitar com que frequência os usuários podem reservar, em vez de permitir reservas recorrentes, consulte Definindo restrições de agendamento.

Agenda de Recurso

Vá para Configurar > Processo
Selecione Adicionar uma opção “Repetir” à caixa de diálogo de novas reservas
Pressione Salvar alterações

A partir daí, os usuários terão a opção de repetir a reserva diariamente, semanalmente, a cada duas semanas, mensalmente por data ou mensalmente por dia, sempre até uma data final específica.

Agenda de Capacidade

Ao configurar um novo horário em uma agenda, o administrador, ou superusuário, pode fazê-lo repetir diariamente, semanalmente, a cada duas semanas, ou mensalmente, por data ou por dia, até uma data definida. Só quando o próprio horário se repete e a agenda está configurada para isso é que os usuários podem fazer reservas recorrentes.

Reservas recorrentes são úteis, por exemplo, quando você quer organizar algo como aulas semanais. Você pode criar aulas recorrentes para se repetirem toda semana. Para reservas recorrentes mensais, há a opção de repetir por uma data específica, como o dia 15 de cada mês, ou por um dia específico, como a segunda segunda-feira do mês.

Para permitir que usuários de uma agenda de capacidade façam reservas recorrentes, siga estes passos:

Vá para Configurar > Processo
Dependendo de os usuários poderem escolher a própria frequência de repetição ou precisarem se inscrever em todos os horários recorrentes, isto é, em todas as aulas de um curso, selecione a opção adequada em Um usuário pode fazer reservas recorrentes?
- Sim, se a aula se repetir, o usuário pode se inscrever em mais de uma, ou
- Sim, se a aula se repetir, o usuário precisa se inscrever em todas
Pressione Salvar alterações

Observe que o sistema de agendamento não permite repetir horários e reservas mais de 52 vezes. Isso evita que os usuários criem uma série interminável de reservas, o que poderia fazer você ultrapassar o limite de agendamentos do seu plano. Para repetir reservas mais de 52 vezes, o usuário pode simplesmente editar a última reserva da série e começar a repeti-la novamente, e repetir esse processo, se necessário. Da mesma forma, para repetir horários mais vezes, vá até o último horário da série, clique em Editar horário e você verá a opção de repetir novamente.

Tenha em mente que, se as reservas exigirem pagamento antecipado, o sistema somará o preço de cada horário ou reserva individualmente. O usuário será então cobrado por todas as reservas de uma vez só. Qualquer crédito disponível será aplicado primeiro, se o sistema de crédito estiver sendo usado.

Pagamento e aprovação

Dependendo de como você deseja usar sua agenda, pode optar por aprovar reservas ou exigir pagamento antes de confirmá-las. Para configurar isso, vá para Configurar > Processo e ajuste as opções em Exigir pagamento ou aprovação?.

Pense nessas configurações como a resposta para uma única pergunta: o que precisa acontecer antes que uma reserva se torne definitiva? Pode ser nada, aprovação manual, pagamento imediato ou pagamento posterior.

Em Exigir pagamento ou aprovação?, há várias opções:

Não exigir pagamento nem aprovação é a opção padrão.
Exigir aprovação do administrador antes de confirmar é a opção certa se você quiser aprovar reservas manualmente. Os agendamentos ficam então marcados como provisórios, e o administrador, ou superusuário, precisa confirmá-los antes que sejam definitivos e antes que a confirmação seja enviada. Ao selecionar essa opção, aparecerá a configuração Enviar um e-mail ao administrador para cada solicitação de aprovação. Marque-a se quiser receber um e-mail para cada nova reserva pendente de aprovação. Na agenda, reservas pendentes aparecem com um sombreamento mais claro e são marcadas com P em visualizações de lista, como a agenda do usuário.

Observe que a opção de aprovar automaticamente reservas criadas por um superusuário ou administrador fica ativada por padrão.

Se você também quiser notificar um ou mais superusuários, ou preferir receber um resumo diário, isso pode ser configurado em Devemos notificar mais alguém sobre uma reserva nova ou alterada?. Veja abaixo para mais informações.

As duas últimas opções se concentram no pagamento durante o processo de reserva. Não é possível exigir, ao mesmo tempo, pagamento e aprovação manual para as reservas.

Use Concluir pagamento antes de continuar se quiser solicitar pagamento, total ou parcial, e aprovar, e confirmar, automaticamente as reservas assim que ele for recebido.
Solicitar pagamento, mas permitir que o usuário pague depois pode ser usada se você quiser dar aos usuários a opção de pagar posteriormente. Para mais detalhes sobre como configurar o próprio processo de pagamento, consulte a seção Pagamentos.

Usuários na lista de espera não pagam até receberem uma vaga só aparece em agendas de Capacidade. Esse é o único tipo de agenda que permite reservas acima da capacidade. Com essa opção, o usuário só paga quando realmente consegue uma vaga.

Se um usuário tiver recebido “crédito ilimitado”, as reservas dele serão aprovadas automaticamente. Esse é um atalho útil para permitir que pessoas de confiança ignorem a etapa de aprovação do sistema. Para conceder crédito ilimitado, primeiro ative o sistema de crédito em Pagamentos.

Conectar um serviço de videoconferência

O SuperSaaS oferece várias formas de se conectar a serviços de videoconferência, como Google Meet, Zoom, Jitsi Meet e Microsoft Teams. O sistema pode criar reuniões automaticamente no Google Meet e no Zoom. Como alternativa, você pode adicionar manualmente links de reunião desses ou de qualquer outro serviço de conferência.

Os links da reunião ficam ocultos para o usuário até que ele esteja inscrito na aula ou tenha criado um agendamento. Esses links são adicionados automaticamente aos e-mails de confirmação e lembrete. Consulte a seção sobre Videoconferência para uma explicação detalhada da configuração.

Confirmações e lembretes

O sistema de reservas do SuperSaaS permite enviar notificações e lembretes por e-mail e/ou SMS. Eles podem ser usados para confirmar reservas aos usuários ou para avisar você sobre reservas novas ou alteradas.

Se quiser mudar o texto ou a aparência dessas mensagens, o conteúdo em si é editado na página Configurar > Layout, e não aqui.

Confirmações

Ao selecionar Enviar uma confirmação em Configurar > Processo, você pode optar por enviar uma confirmação ao usuário assim que a reserva for aprovada. Os usuários também serão notificados sobre alterações que fizerem nas próprias reservas ou quando as excluírem. Se quiser deixar essa escolha para o próprio usuário, selecione Permitir que o usuário escolha se deseja enviar uma confirmação.

Depois de ativar essa opção, você pode editar o conteúdo da mensagem em Configurar > Layout (veja também Personalizando mensagens e notificações).

Para garantir que as notificações possam ser entregues, talvez você queira verificar os endereços de e-mail informados pelos usuários no cadastro; isso pode ser feito em Controle de acesso. Se você não trabalha com usuários cadastrados, pelo menos certifique-se de que o endereço de e-mail seja coletado durante a reserva. Verifique também se a opção Usar endereço de e-mail como login em Controle de acesso não está marcada.

Consulte a seção Uso diário para mais informações sobre confirmações ao agir em nome de um usuário.

Lembre-se de que a maioria das mensagens não é enviada quando você está logado como administrador e criando reservas, já que isso inundaria rapidamente sua caixa de entrada enquanto você trabalha no sistema. Para verificar se recebe as mensagens apropriadas, primeiro entre como um usuário comum, conforme explicado em “testando o calendário”.

Lembretes

Além das confirmações por e-mail, você pode enviar aos usuários um lembrete antes do início do compromisso ou da reserva. Se configurar um gateway de SMS, veja abaixo, você poderá escolher entre lembretes por e-mail ou por SMS. No caso do SMS, certifique-se de coletar os números de celular dos usuários no cadastro e/ou na reserva. Observe que várias opções de notificação por SMS ficam ocultas enquanto nenhum gateway de SMS estiver configurado.

O sistema também permite enviar um e-mail de acompanhamento algum tempo depois do início do compromisso ou da reserva. Depois de ativar essa opção, você pode editar o conteúdo dessa mensagem em Configurar > Layout (veja também Personalizando mensagens e notificações).

Você pode usar o e-mail de acompanhamento como um segundo lembrete inserindo um número negativo de minutos, horas, dias, semanas ou meses, contado a partir do início da reserva ou do compromisso.

Configurando um gateway de SMS

Para enviar notificações por SMS, você precisa ter um gateway de SMS configurado. O SuperSaaS não vende créditos de SMS, mas oferece integração com vários provedores nacionais e internacionais de SMS (veja abaixo uma seleção desses provedores).

Depois de criar uma conta com um desses provedores, você precisa informar as credenciais da conta, como nome de usuário e senha, em Configurações do gateway de SMS. Se o seu provedor exigir que você indique um tipo de gateway, selecione HTTP.

Certifique-se de ativar o gateway de SMS marcando Ativar o gateway de SMS e salvando as alterações. O sistema SuperSaaS então verificará as credenciais da sua conta junto ao provedor de SMS. Uma mensagem de status no topo da página indicará sucesso ou falha.

Se o provedor de SMS de sua escolha não estiver disponível no menu suspenso, talvez você ainda consiga integrá-lo usando um webhook. Você também pode entrar em contato com o suporte do SuperSaaS para pedir que ele seja incluído na lista de solicitações para uma versão futura.

Outras notificações

Trabalhando ou não com aprovação do administrador, você pode configurar o sistema para notificar você e outras pessoas sobre reservas novas ou alteradas. Você pode escolher ser avisado por e-mail a cada mudança individual ou receber um resumo diário. Para enviar esses e-mails a várias pessoas de uma vez, insira os endereços no campo de texto, separados por vírgulas.

Se você configurou um gateway de SMS, veja acima, também pode enviar notificações sobre reservas novas ou alteradas para um ou mais números de celular. Isso é especialmente útil quando você quer ser avisado sobre mudanças de última hora na agenda.

Processo após concluir uma reserva

Em Configurar > Processo você pode controlar para onde os usuários são levados e/ou qual página é mostrada a eles após concluírem uma reserva. Por padrão, o usuário permanece na página da agenda depois de concluir a reserva. A nova reserva fica destacada na agenda e, acima dela, é exibida uma mensagem informando que o agendamento foi criado com sucesso.

Como alternativa, você pode enviar o usuário para a agenda pessoal dele, onde encontrará uma visão geral de todas as reservas futuras. Outra opção é fornecer uma URL para a qual o usuário será redirecionado ao concluir a reserva. É recomendável que essa página mostre claramente que a reserva foi concluída com sucesso. Redirecionar o usuário para a página inicial sem nenhuma confirmação tende a ser confuso.

Para rastrear reservas concluídas com sucesso, use as ‘palavras mágicas’ $name, $id, $price, $slot_id, $email, $lang ou $full_name na URL. Esses valores serão substituídos pelo nome de login do agendamento, ID, preço, ID do horário, e-mail ou nome completo, respectivamente. Você pode então extrair essas informações com um script na página de destino para coletá-las ou gravá-las em um log do servidor para processar depois.

Em Configurações de layout você também pode definir a URL para a qual os usuários são enviados ao sair do SuperSaaS, ou ao clicar no seu logotipo, caso ele esteja visível. Essa URL pode ser diferente, e usar sua página inicial costuma ser apropriado nesse caso.