Configurando restrições de agendamento
A utilização de restrições pode guiar o comportamento de seu calendário e seus usuários. Isso permite que você especifique em detalhes como e quando os agendamentos podem ser criados.
Restrições de Agendamentos
Pelo menu Configurar > Recursos (ou Configurar > Serviços no caso de um calendário de serviços), muitas restrições estão disponíveis para controlar o comportamento de um calendário. Isso permite que você defina os limites por usuário e/ou vaga. Várias restrições de tempo permitem que você controle os agendamentos dos usuários para qualquer recurso ou serviço.
Limites por usuário
Cada um dos tipos de calendário permitem que você controle quantos agendamentos os usuários podem fazer por dia, semana ou mês, no total ou no futuro. Tais restrições podem ser úteis, por exemplo, quando você trabalha com uma estrutura de adesão que permite um número limitado de reservas por membro por semana.
Limites por janela
Em adição aos limites por usuários, a Capacidade de calendários também permitem que você controle o número de agendamentos que podem ser feitos por vaga (capacidade padrão por vaga). Você pode também controlar quando o mesmo usuário pode fazer mais de um agendamento para uma única vaga. Esta opção irá adicionar um campo de “Quantidade” ao diálogo de agendamento, permitindo aos usuários, por exemplo uma opção para um campo de quantidade, permitindo que os usuários especifiquem, por exemplo, o número de vagas que eles desejam reservar.
Por padrão, informações de capacidade serão visíveis para todos os usuários. Se você optar por escondê-lo, obter informações sobre se uma janela é disponível ou não são ocultadas.
Você pode permitir que um usuário único faça múltiplos agendamentos para a mesma vaga. Isso permitirá que um usuário, por exemplo, fazer agendamentos para seus amigos utilizando sua própria conta de usuário.
Lista de espera
Se você restringir a capacidade de janelas, você tem a opção para permitir agendamentos excedentes. Uma vez que uma janela atinge capacidade, reservas adicionais serão colocadas na lista de espera. Agendamentos excedentes podem ser restritos apenas para superusuários e o administrador ou permitido para todos os usuários da sua agenda. No caso do último, você pode escolher colocar os usuários em lista de espera automaticamente ou depender de usuários se ou não eles querem ser colocado na lista de espera.
Você pode escolher se os usuários da lista de espera realocados automaticamente uma vez que outra reserva é cancelada ou se você vai fazer isso manualmente.
Um usuário que é colocado na lista de espera será notificado de acordo com as configurações de notificação geral. Desde que habilitadas para notificações por email, os usuários também receberão um e-mail de confirmação após serem colocados.
Observe que, após a habilitação do recurso de lista de espera, uma configuração adicional aparecerá sob exigir pagamento ou aprovação? na página Configurar > processo; Essa configuração permite que os usuários em lista de espera pagar após a colocação, em vez de no momento da reserva.
Restrições de tempo
Dependendo do tipo de calendário, você possui várias restrições disponíveis para controlar o comprimento e/ou iniciar o tempo de reservas.
Alcance das reservas
Em um Calendário da capacidade, o tamanho de uma vaga determina a quantidade de reservas. O tamanho de uma vaga padrão pode ser definido através de Configurar > recursos. Esse comprimento é usado para quaisquer novas janelas criadas em seu calendário. No entanto, o comprimento do padrão pode ser facilmente ajustado em uma janela individual durante ou após a criação. Alterar a duração ou a descrição de uma janela, ou transferi-la para outra data, não afeta de forma alguma as reservas que ela possa conter.
No caso de um Calendário de recursos, você pode escolher entre três formas de tamanho da reserva. Você pode optar por permitir que os usuários determinem os horários de início e encerramento, trabalhar com comprimentos fixos ou mantê-los depende do recurso ou serviço selecionado a partir de um menu dropdown, os chamados ‘Seletores de comprimento’.
Além de um comprimento padrão, a primeira opção também permite que você aplicar um alcance mínimo e máximo. Além disso, o campo de Tempo de atraso pode ser usado para agendar algum tempo entre reservas subsequentes, por exemplo, porque você precisa de tempo para limpar entre dois compromissos.
Ao utilizar a opção de alcance fixo, o campo de alcance padrão é usado para especificar o alcance de cada agendamento feito. Você pode também desejar especificar algum tempo de intervalo entre dois agendamentos subsequentes, utilizando o campo Tempo de atraso.
Ao selecionar a terceira opção, uma nova área de texto irá aparecer onde cada uma das opções para o seletor de tamanho devem ser inseridas como linhas separadas. Como uma linha pode consistir numa curta descrição do recurso/serviço, seguido por uma duração em formato de Hora:Minutos ou Dia:Hora:Minutos. Opcionalmente, você ainda pode adicionar um preço (veja também Apresentação de Preços). Observe que esse recurso usa um dos dois campos personalizáveis disponíveis do agendamento.
Restrições de tempo de início
Separadamente do alcance de reservas, você pode configurar seu calendário de uma forma que permita aos usuários criar agendamentos em tempos de início específicos apenas. Você pode também especificar as datas de início de forma explícita, por exemplo 9:00 AM, 9:30 AM, 10:00 AM, etc., ou prover um chamado ‘pai’. O código pai *:00, *:20, *:40, por exemplo, permite que novos agendamentos iniciem todo horário, e na hora, assim como 20 e 40 minutos passados.
Ao selecionar aparece um campo adicional onde você pode especificar quando os compromissos podem começar a cada dia. Se você combinar vários agendamentos então as restrições iniciais dos agendamentos também serão combinadas logicamente, permitindo alguns padrões verdadeiramente complexos. Você pode usar isso para alterar o horário de início para ser diferente em um único dia, por exemplo. Esta opção não está disponível quando você arredonda os horários para dias inteiros.
A opção disponibilizará uma única vaga por vez. Isto obriga as pessoas a fazerem reservas adjacentes, o que evita lacunas na programação, um conceito por vezes referido como “reserva em conjunto”. Quando um compromisso é cancelado, esse espaço será aberto primeiro para preencher a lacuna. Como administrador, você ainda poderá clicar no horário de início e ajustá-lo manualmente para reservar em qualquer lugar.
Quando você não usa restrições de tempo de início, os agendamentos podem iniciar em qualquer lugar. Neste caso, você deve considerar um arredondamento de horário apropriado. Desta forma você pode evitar que usuários agendem em horários irregulares, como 12:07, 12:23, o que pode deixar seu calendário cheio de buracos. Quando você utiliza a funcionalidade de arredondamento de tempo, com as restrições de tempo de início, apenas o horário de finalização será arredondado.
Quando você seleciona Arredondar horários para o dia mais próximo, a interface do usuário irá omitir a exibição de horas e minutos. Isto é útil para eventos de vários dias, como o aluguel de uma casa para férias, o qual não seria apropriado especificar um horário em minutos. Você pode ainda restringir as vezes durante as quais os clientes podem especificar os horários de abertura e adicionar dias especiais, como feriados nacionais e férias. Isso pode ser feito por meio via Supervisionar > Horário de Funcionamento / Dias Especiais.
Restrições de Processos
Em adição às restrições de calendário discutidas acima, há também um pequeno grupo de restrições que permite que você controle o tempo do processo de agendamento.
Adicionar e Mudar Reservas
Via Configurar > Processos você pode especificar após qual ponto uma reserva não pode ser mais alterada ou excluída, assim como novos agendamentos podem ser adicionados.
Note que se você permite aos usuários a agendar apenas um dia antes, não será possível que eles façam uma reserva para as 14:00 do próximo dia se não forem 14:00 do dia atual. Se, ao invés, você deseja fazer com que o próximo dia esteja disponível para agendamento, selecione .
Restrições de interação nas programações de serviço
Num agendamento de serviço, o sistema leva em consideração a disponibilidade de cada recurso do qual o serviço depende. Há diversas restrições de agendamento que podem ser configuradas no agendamento de cada recurso dependente:
- Horário de funcionamento
- Dias especiais, como feriados
- Limite o tempo de antecedência que uma reserva pode ser feita
- Limitar compromissos por período ou no total
- Garantir que um calendário sincronizado do Google ou do Outlook esteja disponível
Um período de tempo só estará disponível se estiver em conformidade com todas essas restrições, incluindo as restrições para cada recurso do qual o serviço depende.
A aba “Horário de funcionamento” de cada horário, na tela “Supervisionar”, possui uma seção na parte inferior que determina como as informações de disponibilidade são aplicadas e uma caixa de seleção para permitir que o administrador ignore todas as restrições de horário do horário. Se você desativar uma restrição nesse local, ela também será ignorada em quaisquer serviços dependentes.
Todas as outras configurações de um horário só se aplicam a reservas feitas nesse horário específico. Por exemplo, apenas as configurações de preço e pagamento se aplicam ao agendamento onde o agendamento foi feito, os preços dos calendários conectados são ignorados.