Neste tutorial configuramos uma agenda de compromissos para aulas de idiomas. Uma aula requer a disponibilidade de um professor, e a disponibilidade do professor é determinada por outra agenda. Este é um exemplo de uma “agenda de serviços” conectada a uma “agenda de recursos”.
Se você precisa de eventos em grupo como aulas, o tutorial de agenda de capacidade seria uma opção melhor. Se você está planejando agendar apenas o tempo de uma pessoa, ainda pode usar a agenda de serviços de forma independente ou conferir o tutorial de agenda de recursos.
Observe que existem algumas diferenças entre uma agenda de recursos e uma agenda de serviços. Enquanto a agenda de recursos permite compromissos repetitivos e durações arbitrárias, a agenda de serviços permite levar em conta a disponibilidade de vários calendários. Alguns dos nossos clientes preferem a aparência de uma em relação à outra.
Deve ser simples usar este tutorial para outro tipo de serviço, por exemplo, um serviço de reparo que exige a disponibilidade de um mecânico e de uma bancada de trabalho. Ou para agendar um tratamento com um terapeuta que requer a disponibilidade tanto de uma sala de atendimento quanto do terapeuta.
Agendando um serviço
Se você oferece vários serviços, pode criar uma lista para seus clientes escolherem. Use os passos a seguir para aprender como criar uma agenda de compromissos para vários tipos de aulas de idiomas, exigindo a disponibilidade de diferentes professores (como recursos).
Este tutorial demonstra as seguintes personalizações:
- Usar a agenda para oferecer diversos serviços
- Conectar a agenda de serviços a uma agenda de recursos
- Receber pagamentos para cada serviço reservado
Você pode ver o resultado na demonstração da escola de idiomas. É possível modificar essa página para que ela pareça fazer parte do seu site, mas você também pode integrar uma agenda do SuperSaaS como um “widget”. Um widget pode aparecer como um pequeno quadro em seu site, ou como um pequeno botão, como este:
Configurando a agenda em 5 passos fáceis
A forma mais fácil de configurar uma agenda de compromissos é utilizando um ciclo de construção e teste: Após a configuração inicial, você faz testes, realiza ajustes e repete, até que ela funcione como desejado.
Passo Configurando uma agenda básica usando o Assistente de Nova Agenda
Selecione o tipo de agenda
Clique em Nova Agenda no menu do lado direito do seu Painel. Você verá o Assistente de Nova Agenda, onde primeiro será necessário escolher o tipo de agenda: Recurso, Capacidade ou Serviço.
Vamos começar criando uma agenda de recurso separada que conterá a disponibilidade dos professores. Usar uma agenda de recurso (que permite que pessoas reservem tempo individual com uma pessoa, item ou espaço específico) para agendar o tempo dos professores garante que eles não tenham dois compromissos sobrepostos.
Após selecionar Agenda de recurso, escolha Uso interno, pois essa agenda não será exibida diretamente para os usuários. Depois, opte por Mais de um para adicionar múltiplos recursos. Para este tutorial, adicione “Qualquer professor”, “Maurice” e “Michelle”.
Em seguida, nomeie a agenda como “Professores”.
Você pode agora definir algumas restrições básicas e clicar em Concluir. Mais tarde, será possível definir “horários de funcionamento” diferentes para cada professor.
Como observação, você também poderia colocar cada professor em sua própria agenda. Isso tem o benefício adicional de permitir conceder acesso a cada professor apenas à sua própria agenda, possivelmente conectada ao Google Calendar. Aqui vamos colocar todos os professores em uma única agenda para deixar este tutorial um pouco mais simples.
Agora você está pronto para retornar ao seu Painel para configurar sua agenda de compromissos. Clique novamente em Nova Agenda no lado direito da tela. Agora vamos criar uma “agenda de serviço” que utilizará a disponibilidade dos professores da agenda de recurso que criamos na etapa anterior. Portanto, selecione Agenda de serviço na lista de opções.
Decida se os usuários precisam fazer login
Você pode exigir que os usuários criem um nome de usuário e senha para acessar sua agenda, ou pode simplesmente permitir que qualquer pessoa que visite a agenda crie um compromisso. Para este tutorial, vamos selecionar “Não é necessário login”.
Dê um nome à sua agenda
O título que você dá à sua agenda de compromissos, em combinação com o nome da sua conta, forma a URL que seus clientes verão no navegador ao utilizarem sua agenda. Forneça um nome curto, mas descritivo, para a agenda.
Você sempre pode alterá-lo (assim como o nome da sua conta) depois. Mas observe que, se fizer isso, o endereço da agenda na web mudará e você precisará informar seus usuários. Para este exemplo, insira “Aulas de conversação” e clique em Próximo.
Liste seus serviços e conecte recursos
Agora você tem a opção de listar seus serviços e aplicar valores padrão de duração, se necessário.
Supondo que você já tenha criado a agenda de recursos, pode usar o seletor ao lado de cada serviço para definir quais recursos são necessários para que o serviço fique disponível. Insira “Conversação em inglês (Iniciante)” como o primeiro serviço e conecte-o à agenda de recursos “Professores”. Se todos os professores puderem ministrar essa aula, você pode ativar os recursos para vincular a “Qualquer professor”. Se apenas alguns professores puderem dar essa aula, selecione-os e assegure-se de que a opção esteja definida como “ou”. Você também pode definir horários de funcionamento e restrições de tempo nesta tela que se aplicam a todos os professores.
Insira um segundo serviço, por exemplo, “Conversação em francês (Iniciante)” e, como apenas Maurice ensina francês, você pode selecionar o recurso “Maurice” da agenda “Professores”.
Observe que se você definir apenas um único serviço, a interface do usuário será adaptada para ocultar o seletor de serviços.
Clicar em Concluir cria a agenda e a torna disponível online. O Passo 2 mostrará como testar sua agenda para garantir que está funcionando conforme o esperado.
Passo Testando a agenda para ver se funciona como esperado
Usuários comuns verão a mesma agenda de compromissos, mas com menos opções. Você também pode encontrar o botão Usar na sua página do Painel de Controle. Você pode acessar seu Painel de Controle através do menu no canto superior direito da tela. Além disso, você pode adicionar a página aos favoritos do seu navegador para uso diário.
Agendando uma aula
Se você criou mais de um tipo de aula, verá elas em uma coluna no lado esquerdo da sua agenda. Para agendar uma aula, clique em um dos horários disponíveis e edite os detalhes.
Quando você clicar em Criar reserva, a agenda será atualizada para mostrar sua reserva e ajustará a disponibilidade restante adequadamente. Compromissos vinculados a recursos aparecerão nas agendas de recursos. Isso garante que esses recursos não apareçam mais como disponíveis para outros usuários, mas observe que eles não podem ser editados por lá. Clicar em um recurso fornecerá um pop-up com um link para a agenda onde ele pode ser editado. Se o mesmo compromisso aparecer em várias agendas conectadas, ele ainda contará como um único compromisso na sua assinatura.
Se quiser editar um compromisso, clique nele novamente para fazer alterações. Certifique-se de clicar em Atualizar reserva antes de fechar, caso contrário suas alterações serão perdidas.
Passo Ajustando a configuração
Clique em Configurar para acessar o Visão Geral com um resumo das diferentes opções que você pode ajustar. Aqui, você pode bloquear temporariamente a agenda de compromissos ou excluí-la completamente.
Configurando Serviços
A aba Serviços lista os serviços disponíveis e como eles se relacionam com os recursos. A metade superior da tela permite que você crie e atualize seus serviços. Você pode clicar e arrastar as linhas para mudar a ordem em que os serviços são exibidos.
Criar um novo serviço
Quando você clicar em Novo Serviço ou clicar no ícone de editar de um serviço existente, uma janela será exibida onde você Você também pode alterar a cor de um serviço clicando na caixa colorida no canto superior direito da janela.
O botão de opção Oculto (ao lado de Normal) permite criar um serviço que está disponível apenas para o administrador e superusuários. Serviços ocultos não aparecem na lista de serviços visível para os seus clientes.
No campo na parte inferior da janela de edição, você pode inserir uma descrição do serviço que aparecerá quando o serviço for selecionado. É possível incluir formatação e imagens, mas observe que só é possível vincular imagens que estejam disponíveis online.
Especificar recursos
Se sua conta contiver quaisquer agendas de recursos, a janela de edição do serviço também conterá uma seção marcada como Recursos onde você pode indicar quais recursos dessas agendas precisam estar disponíveis ao fazer um agendamento. Por exemplo, você pode especificar que uma aula precisa tanto de um professor específico quanto de uma sala de aula específica. Ou, se mais de um professor puder dar uma aula, você pode clicar no botão “ou” e listar cada um.
Para adicionar novos recursos, vá até seu Painel, clique em Nova Agenda e selecione o tipo de agenda Recurso. Você também pode adicionar recursos adicionais a uma agenda de recursos existente através da guia Recursos.
Configurar configurações gerais
Em Termo usado para descrever uma entrada, você pode especificar como deseja se referir a um agendamento, por exemplo, você pode chamá-lo de “reunião”. Você pode selecionar um termo da lista ou usar seu próprio termo personalizado que descreva adequadamente seu serviço. Neste exemplo, “aula” é o termo mais adequado. Esse termo será usado em todas as janelas de diálogo, textos de ajuda e confirmações por e-mail.
Você também pode alterar o termo usado para “usuário”, por exemplo, mudando para “aluno”, nas configurações de Layout.
Limites por usuário
Em seguida, determine o número de agendamentos que um cliente pode fazer na sua agenda. Após atingir o limite máximo, os agendamentos só poderão ser alterados ou excluídos.
Quando um serviço depende de uma ou mais agendas de recursos, quaisquer limites definidos lá também se aplicam aqui. Assim, você pode permitir que um usuário faça no máximo quatro agendamentos, mas apenas dois deles com um professor particularmente popular. Se a caixa de seleção Várias reservas podem ocorrer ao mesmo tempo não estiver marcada, a agenda se comportará como se houvesse um único recurso compartilhado necessário para cada agendamento. Você desmarcaria essa caixa se apenas um serviço puder ser reservado por vez (por exemplo, você tem apenas uma única sala disponível).
Restringir horários de início
Criar uma grade com horários predeterminados geralmente proporciona uma melhor experiência ao usuário do que deixar o horário irrestrito. Você pode inserir horários de início apropriados no campo Restringir horários de início para. Os alunos podem então escolher um horário simplesmente clicando em um intervalo de tempo.
Se você oferece um serviço que depende de um recurso intercambiável, o sistema pode mostrar ao cliente um menu suspenso com os recursos disponíveis para ele escolher. Neste exemplo, os alunos podem selecionar um professor preferido.
Se você oferece mais de um serviço, pode selecionar a ordem em que os serviços serão apresentados arrastando-os com o mouse.
Adicionar um preço
O campo “Preço” permite que você cobre uma taxa por uma reserva. Ao clicar em Configurar preços, você pode criar regras de preços avançadas que alteram o valor com base em condições específicas, como o dia da semana. Isso é discutido em detalhes na seção Adicionando pagamento à sua agenda.
Passo Testando a agenda do ponto de vista do visitante
Toda agenda de compromissos tem sua própria URL, que pode ser visualizada em Configurar em Visão geral. Importante: a agenda tem uma aparência um pouco diferente para você do que para os seus usuários.
Seus usuários não verão os botões Supervisionar e Configurar e normalmente não poderão ver nem alterar os agendamentos de outros usuários. Para visualizar a agenda do ponto de vista do seu usuário, saia como administrador usando o link no menu do canto superior direito e, em seguida, volte para a página da agenda. Você pode acelerar esse processo usando um segundo navegador ou uma aba de navegação anônima; a seção “Testando a agenda que você criou” discute isso em detalhes.
Passo Integrando o sistema de agendamento ao seu site
Há algumas maneiras de compartilhar sua agenda:
- Colocar um link ou botão no seu site que redirecione as pessoas para sua agenda
- Inserir um widget no seu site que permita que as pessoas permaneçam no site enquanto fazem a reserva
- Adicionar um botão ‘Agende agora’ ao seu e-mail e canais de mídia social
Saiba mais sobre cada uma dessas opções na seção “Integrar uma agenda ao seu site”.
Aparência
Se você quiser alterar a aparência da agenda, há várias opções de formatação incluindo mudar cores e adicionar imagens. Você pode usar o espaço acima da agenda para fornecer uma descrição mais elaborada ou para adicionar instruções.
Agora que você tem uma agenda de compromissos totalmente funcional, pode encontrar dicas úteis em “Trabalhando com sua agenda no dia a dia”.