Sincronize com outros calendários

O SuperSaaS oferece diferentes maneiras de conectar suas agendas de compromissos a outros programas de calendário on-line. Você pode fazer com que sua agenda do SuperSaaS dependa da disponibilidade do seu Google Agenda ou Outlook. E também pode publicar informações de compromissos da sua agenda do SuperSaaS em outro programa de calendário, como Apple Calendar ou Outlook.

• Fazer a disponibilidade no SuperSaaS depender do seu Google Agenda ou Outlook
• Fazer a disponibilidade no SuperSaaS depender do Google Agenda de outra pessoa
• Publicar compromissos do SuperSaaS no Google Agenda
• Publicar uma agenda do SuperSaaS em outro programa de calendário

Fazer a disponibilidade no SuperSaaS depender do seu Google Agenda ou Outlook

O SuperSaaS consegue se conectar diretamente ao Google Agenda e usar as informações de livre/ocupado para determinar sua disponibilidade no SuperSaaS. Você também pode fazer com que a disponibilidade das suas agendas do SuperSaaS dependa da sua disponibilidade em um calendário do Outlook baseado na web. Se estiver usando a versão desktop do Outlook, primeiro será necessário sincronizá-la com o Outlook.com.

Quando você vincula um Google Agenda ou calendário do Outlook a uma agenda do SuperSaaS, os compromissos do seu Google Agenda ou Outlook serão marcados como indisponíveis na sua agenda do SuperSaaS.

Dessa forma, os clientes só podem agendar quando tanto o seu calendário pessoal quanto o seu horário geral de funcionamento permitirem. Apenas as informações de livre/ocupado serão sincronizadas, então seus clientes não verão nenhum detalhe dos seus compromissos pessoais.

Para sincronizar suas informações de disponibilidade:

1. Vá para Supervisionar > Sincronizar na agenda para a qual você deseja definir a disponibilidade
2. No título “Conectar a”, escolha “Google Agenda” ou “Microsoft Outlook”
3. O Google ou a Microsoft podem pedir que você faça login e mostrarão uma tela de confirmação
4. Assim que a tela de autenticação for fechada, você deverá ver uma lista de calendários na sua conta
5. Selecione um e salve a página

Depois que isso estiver configurado, o sistema do SuperSaaS verificará regularmente seu Google Agenda ou Outlook em busca de alterações. A frequência com que as informações de disponibilidade do Google ou Outlook são atualizadas depende de quantas vezes sua agenda é acessada.

Sempre que alguém usa sua agenda, o sistema verifica se a cópia dessas informações tem mais de 15 minutos e, se tiver, atualiza os dados. Esse processo de atualização pode levar alguns segundos, e talvez seja necessário atualizar a página uma segunda vez para que as informações novas apareçam. Isso normalmente não é um problema para os usuários, já que eles sempre passam por mais de uma página antes de concluir uma reserva. As atualizações são buscadas com até 5 meses de antecedência, então pode fazer sentido garantir que seus usuários não consigam agendar com antecedência maior do que isso.

Garanta que os fusos horários estejam configurados corretamente

Certifique-se de que o fuso horário está configurado corretamente, tanto no Google Agenda ou Outlook quanto no SuperSaaS. Os calendários podem ter fusos horários diferentes, mas os horários serão convertidos automaticamente entre eles quando isso acontecer. Ainda assim, você deve sempre garantir que essa conversão esteja acontecendo de forma intencional.

Fazer a disponibilidade no SuperSaaS depender do Google Agenda de outra pessoa

Às vezes pode ser útil ler a disponibilidade de um Google Agenda ao qual você não tem acesso completo. Por exemplo, um profissional freelancer pode querer compartilhar a própria disponibilidade para prestar um serviço para você. Mas você provavelmente não quer pedir acesso completo à conta Google dessa pessoa para conseguir isso. Nesse caso, ela pode tornar pública apenas a parte do Google Agenda referente à disponibilidade:

Publicar compromissos do SuperSaaS no Google Agenda

Você pode configurar a publicação na página Supervisionar > Sincronizar. No título “Publicar no Google Agenda”, clique no botão “Conectar a: Google Agenda”. O Google pedirá que você faça login e, ao voltar, você poderá selecionar um dos seus calendários do Google para adicionar os compromissos. A partir desse momento, novos compromissos serão adicionados ao seu Google Agenda e os compromissos existentes serão atualizados. Observe que essa publicação funciona em uma única direção, então alterar o compromisso no Google Agenda não mudará nada no SuperSaaS.

É uma boa ideia criar um novo Google Agenda antes de configurar isso. Assim, os compromissos vindos do SuperSaaS terão uma cor diferente, e você poderá separá-los facilmente dos seus compromissos pessoais. Tê-los em um calendário separado também facilita apagar todos de uma vez, caso isso seja necessário.

Apenas novos compromissos, a partir do momento em que você configurar a sincronização, serão transferidos. Se você quiser transferir compromissos existentes, poderá baixá-los por meio de Supervisionar > Baixar. Selecione a opção “ics – iCalendar” no menu suspenso e depois envie o arquivo resultante ao Google Agenda. No entanto, compromissos importados dessa forma não serão atualizados se algo mudar depois. Você pode usar o método descrito na próxima seção para importar compromissos de um jeito que também propaga atualizações futuras, mas esse método é mais lento.

Publicar uma agenda do SuperSaaS em outro programa de calendário

Você pode publicar sua agenda em qualquer programa de calendário que consiga assinar um fluxo iCalendar padrão do mercado, como Microsoft Outlook ou Apple Calendar. O link iCalendar é unidirecional; quando você altera algo na sua agenda do SuperSaaS, isso será refletido, por exemplo, no seu Outlook assim que ele sincronizar. Os compromissos não podem ser editados no Outlook.

Você também pode usar o link webcal para exibir seus agendamentos no calendário do seu celular. No entanto, a versão móvel do nosso site geralmente é uma opção melhor porque também permite editar compromissos.

Estas etapas explicam como configurar um link webcal. Neste exemplo usamos o Apple Calendar, mas o processo será muito semelhante em outros programas de calendário:

1. Primeiro você precisará do link webcal. Você pode encontrá-lo na sua conta do SuperSaaS em Supervisionar > Sincronizar
2. No Apple Calendar, clique em “Arquivo” e selecione “Nova assinatura de calendário…”.
3. Aparecerá um pop-up em que você pode inserir o link. Depois de selecionar “Assinar”, o calendário do SuperSaaS deverá ficar visível.

Em um calendário assinado, os dados ficam separados dos outros compromissos no seu calendário. Eles não são realmente mesclados, então você pode removê-los facilmente depois sem afetar seus outros compromissos.

Se, em vez disso, você quiser mesclar os compromissos da sua agenda do SuperSaaS com os do seu programa de calendário, pode baixá-los por meio de Supervisionar > Baixar e enviá-los para o seu programa de calendário. Nesse caso, porém, os compromissos não poderão mais ser atualizados automaticamente. Um meio-termo é fazer o sistema do SuperSaaS enviar automaticamente e-mails de confirmação com um arquivo iCal em anexo toda vez que um compromisso for criado. Isso permite adicionar os compromissos ao seu calendário com um clique. Você pode adicionar um arquivo iCal em anexo incluindo a palavra mágica $ical nas suas confirmações por e-mail.

A frequência com que os dados são atualizados depende do programa de calendário usado, não do SuperSaaS. O protocolo iCalendar é bastante ineficiente porque exige a transferência de todos os dados do calendário a cada atualização. Isso faz com que a maioria dos programas de calendário opte por não atualizar com muita frequência. Além disso, o protocolo iCalendar só permite o envio de um número limitado de campos de dados. Isso significa que nenhum dos campos personalizados que você definiu no SuperSaaS será transferido.

O protocolo iCalendar não fornece medidas de autorização. Se você estiver preocupado com a possibilidade de alguém descobrir seu link webcal e usá-lo sem o seu conhecimento, é possível bloqueá-lo. Na aba Configurar > Acesso, perto do final da tela, você pode selecionar Bloquear acesso com programas de calendário. Depois de selecionar essa opção, a sincronização via iCalendar será desativada.